Datenschutz
Datenschutzinformation Bewerber
Datenschutzinformation für Bewerber
Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Bewerber-Daten nach Artikel (Art.) 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
1. Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stellen und Kontaktdaten
verantwortliche Stellen im Sinne
des Datenschutzrechts
GESIS – Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften e.V.
Team Personal
B6, 4-5
68159 Mannheim
Telefon: 0621 1246 0
E-Mail-Adresse: info@gesis.org
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:
HEC Harald Eul Consulting GmbH
Datenschutzbeauftragter GESIS
Auf der Höhe 34
50321 Brühl
HEC-DSB-E-Mail-Adresse: GE-
SIS-Datenschutz@he-c.de
Universität Mannheim
Schloss
68161 Mannheim
rektor@uni-mannheim.de
Ausführende Stelle:
Fakultät für Sozialwissenschaften
A 5, 6
68159 Mannheim
Jan Morgenstern
Rechtsanwalt und Fachanwalt für
IT-Recht, Datenschutzbeauftrag-
ter
datenschutzbeauftragter@uni-
mannheim.de
2. Zwecke und Rechtsgrundlage, auf der wir Ihre Daten verarbeiten
Bei dem Berufungsverfahren zur gemeinsamen Berufung der wissenschaftlichen Leitung der
Abteilung „Survey Design and Methodology (SDM)“ des GESIS – Leibniz-Instituts für Sozial-
wissenschaften verbunden mit einer W3-Professur für Survey Methodology an der Universität
Mannheim arbeiten wir, das GESIS – Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften und die Uni-
versität Mannheim, eng zusammen. Dies betrifft auch die Verarbeitung Ihrer persönlichen
Daten. Wir sind daher innerhalb sämtlicher Prozessabschnitte gemeinsam für die Verarbei-
tung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Art. 26 DS-GVO).
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Da-
tenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Lan-
desdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG BW) sowie anderen Datenschutzvor-
schriften soweit anwendbar. Details im Folgendem. Weitere Einzelheiten oder Ergänzungen
zu den Zwecken der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen, For-
mularen, einer Einwilligungserklärung und anderen Ihnen bereitgestellten Informationen ent-
nehmen.
2.1 Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6
Abs. 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung
auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung, und in diesem Zusam-
menhang insbesondere für folgende Zwecke: Prüfung und Beurteilung Ihrer Geeignetheit für
die zu besetzende Stelle, Leistungs- und Verhaltensbewertung im gesetzlich zulässigen Um-
fang, ggf. zur Registrierung und Authentifizierung für die Bewerbung über unsere Website,
ggf. zur Erstellung des Arbeitsvertrages, Nachweisbarkeit von Transaktionen, Aufträgen und
sonstigen Vereinbarungen sowie zur Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumenta-
tion, , Reisebuchung und Reisekostenabrechnung, , interne und externe Kommunikation,
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
2.2 Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1
f DSGVO)
Über die eigentliche Erfüllung des (Vor-) Vertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten ge-
gebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu
wahren. Verarbeitungen Ihrer Daten finden nur dann und insoweit statt, als keine überwie-
genden Interessen Ihrerseits gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen, wie ins-
besondere für folgende Zwecke: Maßnahmen zur Weiterentwicklung von bestehender Sys-
teme, Prozesse und Dienstleistungen; Abgleiche mit europäischen und internationalen An-
titerrorlisten sowie weitere Betrugs- oder Missbrauchspräventionsmaßnahmen, soweit
über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehend; Anreicherung unserer Daten, u.a.
durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich;
Benchmarking; Entwicklung von Scoring-Systemen oder automatisierten Entscheidungs-
prozessen; Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. durch Zutrittskontrollen und Videoüber-
wachung), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend; interne und ex-
terne Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen.
2.3 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für bestimmte Zwecke (z. B. die
Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern oder die Nutzung Ihrer Daten für spä-
tere Vakanzen) auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. In der Regel können Sie diese
jederzeit widerrufen. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der
Verweigerung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwil-
ligung informiert.
Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitun-
gen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.
2.4 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentli-
chen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von
rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Betriebsverfas-
sungsgesetz, Personalvertretungsgesetz, Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze),
aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z.B. Berufsgenossen-
schaft). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Be-
trugs- und Geldwäscheprävention (z.B. Abgleiche mit europäischen und internationalen Anti-
terrorlisten), sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Da-
tensicherheit sowie für Zwecke der Prüfung durch Steuerberater/Wirtschaftsprüfer, Steuer-
und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im
Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung,
Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.
3. Die von uns verarbeiteten Datenkategorien, soweit wir Daten nicht unmittelbar von
Ihnen erhalten, und deren Herkunft
Soweit dies für die von Ihnen ausgesprochene Bewerbung erforderlich ist, verarbeiten wir
ggf. von anderen Stellen oder von sonstigen Dritten zulässigerweise erhaltene Daten. Zu-
dem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen
(wie z.B. Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Presse, Internet und andere Medien)
zulässigerweise gewonnen, erhalten oder erworben haben, soweit dies erforderlich ist und
wir nach den gesetzlichen Vorschriften diese Daten verarbeiten dürfen.
Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere ggf. sein:
− Adress- und Kontaktdaten (Melde- und vergleichbare Daten, wie z.B. E-Mail-Adresse und
Telefonnummer)
− Informationen über Sie im Internet oder in sozialen Netzwerken
− Videodaten
4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten
Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten
Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten (wie
Führungskräfte und Fachverantwortliche, die einen neuen Mitarbeiter suchen oder an der
Entscheidung über die Stellenbesetzung mitwirken, Buchhaltung, Betriebsarzt, Arbeitssi-
cherheit, ggf. Mitarbeitervertretung usw.) oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung
unseres berechtigten Interesses benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen
erfolgt ausschließlich
• zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initi-
ativbewerbung an Mitarbeiter*innen, soweit diese an der Entscheidung über die Stel-
lenbesetzung mitwirken oder diese unterstützen (vgl. Ziffer 2.1);
• zu Zwecken, bei denen wir zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Auskunft, Meldung
oder Weitergabe von Daten verpflichtet (z.B. Finanzbehörden) oder berechtigt sind
oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt (vgl. Ziffer 2.4);
• soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auf-
tragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z.B. Kreditinstitute, externe
Rechenzentren, Reisebüro/Travel-Management, Druckereien oder Unternehmen für
Datenentsorgung, Kurierdienste, Post, Logistik). An folgende Dienstleistungsunterneh-
men werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens
übermittelt:
Unternehmen:
hidden professionals GmbH
Kaiserstraße 39
55116 Mainz
Dienstleistung:
Bereitstellung der Personalmanage-
mentsoftware
Unternehmen:
meta | five gmbh
Deutz-Mülheimer Straße 183
51063 Köln
Dienstleistung:
Durchführung des Assessment-Centers während des Auswahlprozesses
• aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten
für im Rahmen der unter Ziffer 2.2 genannten Zwecke (z.B. an Behörden, Auskunfteien,
Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, einrichtungsangehörige Gremien und Kontrol-
linstanzen);
• wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.
Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben, sofern wir Sie dar-
über nicht gesondert informieren. Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverar-
beitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den von uns vorgegebenen Sicherheitsstan-
dards, um ihre Daten angemessen zu schützen. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger
die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden.
5. Dauer der Speicherung Ihrer Daten
Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten im Grundsatz für die Dauer Ihrer Bewerbung. Das
schließt auch die Anbahnung eines Vertrages mit ein (vorvertraglichen Rechtsverhältnis).
Darüber hinaus unterliegen wir ggf. verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentations-
pflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenord-
nung (AO), ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation
betragen bis zehn Jahre über das Ende der Vertragsbeziehung oder des vorvertraglichen
Rechtsverhältnisses hinaus.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden Ihnen bei Nicht-Einstellung nach Ablauf von 180 Tagen
vernichtet. Elektronische Daten werden nach 180Tagen entsprechend anonymisiert. Sollten
wir Ihre Daten für spätere Vakanzen länger speichern wollen oder Sie Ihre Daten in einen
Bewerberpool eingestellt haben, werden die Daten zu späteren Zeitpunkten gelöscht; Ein-
zelheiten dazu werden Ihnen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Prozess mitgeteilt und
ggf. notwendige Einwilligungen eingeholt werden.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht
mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Wei-
terverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 2.2 aufgeführten Zwecke aus einem über-
wiegenden berechtigten Interesse unseres Hauses erforderlich. In diesen Fällen können wir
auch nach Beendigung unserer Vertragsbeziehung für eine mit den Zwecken vereinbarte
Dauer Ihre Daten speichern und ggf. in beschränktem Umfang nutzen. Grundsätzlich tritt in
diesen Fällen an die Stelle einer Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung. Mit ande-
ren Worten, die Daten werden gegen die sonst übliche Nutzung durch entsprechende Maß-
nahmen gesperrt.
6. Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland oder durch eine internationale Organisa-
tion
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschafts-
raums EU/EWR (sogenannte Drittländer) erfolgt dann, wenn es zur Ausführung einer ver-
traglichen Verpflichtung Ihnen gegenüber erforderlich sein sollte (z. B. Bewerbung für eine
Stelle im Ausland) oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.
Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der
Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgen. Soweit für
das betreffende Land oder für spezifische Sektoren in einem Drittland kein Beschluss der
EU-Kommission über ein dort bestehendes angemessenes Datenschutzniveau vorliegen
sollte, können entsprechende Verträge (wie EU-Standardverträge) und zusätzliche Maß-
nahmen als Grundlage für die Übermittlung zum Einsatz kommen. Informationen zu den
geeigneten oder angemessenen Garantien und zu der Möglichkeit, eine Kopie von Ihnen zu
erhalten, können auf Anfrage beim jeweiligen Datenschutzbeauftragten angefordert wer-
den.
7. Ihre Datenschutzrechte
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutz-
rechte geltend machen
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf
Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Da-
tenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht
gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG bzw. §§ 9 und 10 LDSG BW. Darüber
hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Ihre Anträge über die Ausübung ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an
eine der oben angegebenen Anschriften oder direkt an einen der angegebenen Daten-
schutzbeauftragten adressiert werden.
8. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen
Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitzustellen, die für die Bearbeitung ihrer Bewerbung
oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir
gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein,
den Bewerbungs- und Auswahlprozess weiter auszuführen. Sofern wir darüber hinaus Daten
von Ihnen erbitten, werden Sie über die Freiwilligkeit der Angaben gesondert informiert.
9. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich
Profiling)
Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO ein.
Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir
Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO
1. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die auf-
grund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer
Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öf-
fentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Voraussetzung ist aller-
dings, dass für Ihren Widerspruch Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer beson-
deren persönlichen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestim-
mung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht
mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe
für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten
überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ihre Bewerbung können Sie natürlich jederzeit zurückziehen.
2. Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwer-
bung zu nutzen. Trotzdem müssen wir Sie darüber informieren, dass Sie jeder-
zeit das Recht, Widerspruch gegen Werbung einzulegen; dies gilt auch für das
Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Wi-
derspruch werden wir für die Zukunft beachten.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an
GESIS – Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften e.V.
Team Personal
B6, 4-5
68159 Mannheim
oder an
Universität Mannheim
Fakultät für Sozialwissenschaften
A 5, 6
68159 Mannheim
geschaeftsfuehrung.sowi@uni-mannheim.de